W Politechnice Białostockiej rozpoczęło działalność Uczelniane Forum Sekretariatów. Jego celem jest usprawnienie procesu komunikacji, wypracowanie nowych rozwiązań i rozwój współpracy z innymi jednostkami na rzecz efektywnej obsługi administracyjnej Uczelni.
Sekretariaty to centra administracyjnego wsparcia Politechniki Białostockiej. Jak usprawnić przepływ informacji pomiędzy nimi na 6 wydziałach Uczelni? Jak rozwijać współpracę wewnętrzną z różnymi jednostkami administracji centralnej oraz ogólnouczelnianymi? Tym zajmie się Uczelniane Forum Sekretariatów, którego działalność zainaugurowała Rektor Politechniki Białostockiej.
– Uczelniane Forum Sekretariatów to cenna inicjatywa pracowników Politechniki Białostockiej, którzy widzą potrzebę wspólnego działania, dzielenia się doświadczeniami, podnoszenia swoich kompetencji oraz ustalania pewnych rozwiązań administracyjnych – mówi dr hab. inż. Marta Kosior-Kazberuk, prof. PB, Rektor Politechniki Białostockiej. – Działalność Forum z pewnością przyczyni się do podniesienia standardów pracy w Uczelni, ale też określania potrzeb w obszarze szkoleń. Inicjowanie dyskusji na temat ważnych tematów, identyfikowanie problemów i proponowanie rozwiązań – to jest naprawdę ważne i potrzebne, ponieważ ułatwi tworzenie prawa uczelnianego i w efekcie – usprawni pracę nas wszystkich. Na efektywność Forum wpłynie także wykorzystywanie najróżniejszych narzędzi do automatyzacji pracy czy upraszczania pewnych procedur.
W Politechnice Białostockiej sekretariaty współpracują praktycznie ze wszystkimi jednostkami administracji Uczelni, zajmując się sprawami począwszy od kwestii administracyjnych, prawnych, finansowych – w tym zamówień publicznych, ale też obsługi procesu dydaktycznego czy kół naukowych. Stąd pomysł powołania Uczelnianego Forum Sekretariatów, które stanowi platformę współpracy. Do jego zadań m.in. należy optymalizacja procesów administracyjnych, a także wspólne wypracowanie rozwiązań usprawniających pracę sekretariatów i proponowanie ich władzom Uczelni.
– Wierzymy, że stworzenie miejsca do regularnej komunikacji i współpracy przyniesie korzyści na wielu poziomach – wyjaśnia mgr Kinga Jatkowska-Łukaszuk, przewodnicząca Uczelnianego Forum Sekretariatów, kierownik sekretariatu na Wydziale Mechanicznym Politechniki Białostockiej. – Forum stanie się oficjalnym kanałem, który ułatwi wymianę informacji, dobrych praktyk oraz rozwiązywanie problemów, które często są identyczne na różnych wydziałach. Pozwoli to uniknąć powielania pracy i usprawni przepływ wiedzy. Forum umożliwi też wspólne opiniowanie np. zarządzeń i zmian, co pozwoli w porę dostrzec potencjalne trudności i zaproponować być może lepsze rozwiązania. Da także możliwość samokształcenia uczestników Forum oraz przestrzeń do rozwoju umiejętności i doskonalenia zawodowego.
Spotkanie inaugurujące Uczelnianego Forum Sekretariatów odbyło się 3 lutego 2026 r. Dotyczyło ono najbardziej palących obecnie tematów, tj. wprowadzenia KSeF, Bazy dokumentów oraz zmian w rozliczaniu godzin ponadwymiarowych nauczycieli. W marcu zaplanowane jest szkolenie z komunikacji z osobami neuroróżnorodnymi.